La gestion des archives est un défi d'autant plus grand pour les petites administrations et les municipalités qui ne disposent pas d'un archiviste professionnel en leur sein. En-deçà de la problématique d'archivage des documents anciens et historiques, généralement bien maîtrisée, c'est l'organisation des archives courantes et intermédiaires - sous forme à la fois papier et informatique - qui constitue le principal défi. La difficulté est encore accrue par l'usage de plus en plus fréquent d'outils informatiques qui n'ont pas été conçus dans une perspective de gestion documentaire. L'Association vaudoise des Archivistes (AVA, qui rassemble les archivistes de Suisse francophone) a élaboré un Manuel pratique de gestion des documents pour faciliter la gestion des documents courants dans les services municipaux. L'AVA est partie du constat que les non-professionnels positionnés sur des missions d'archivistes à temps partiel ne liraient jamais la littérature spécialisée ni les standards internationaux, d'où le choix d'une présentation pratique des grands principes archivistiques, sous la forme d'un manuel qui pourrait avoir comme sous-titre: « Comment faire de l'archivage sans le savoir ». L'objectif de cet outil est de garantir la sauvegarde de tous les documents actifs, et archives en devenir, essentiels au fonctionnement courant des administrations régionales et locales.